You might also like
Инвентаризация — это метод контроля над торговлей. Она осуществляется уполномоченным персоналом или владельцами бизнеса.
Полная или выборочная проверка проверяет отчеты о запасах по отношению к измерениям запасов на полках склада.
Цели инвентаризации
Подсчет запасов имеет две общие цели
Проверки персонала.
Зачем нужен контроль за персоналом?
Обнаружение и исправление ошибок
Обнаружить кражу
Обучение новых сотрудников и переподготовка персонала при введении новых коммерческих правил
Как учитываются запасы в рамках всего бизнеса?
Проверьте полноту запасов
Результаты проверки запасов показывают, насколько полна текущая система, и дают реальную картину происходящего на складе. По количеству обнаруженных ошибок можно сделать очень надежные выводы о степени внесения изменений в инвентаризацию.
Понимание наиболее распространенных проблем при реорганизации складов
Реорганизация инвентаризации часто отнимает много времени и сил у руководителей и сотрудников. Однако задачу составления инвентаризационных отчетов можно автоматизировать. Зачем еще нам нужны современные технологии? Это освобождает человека, ответственного за материалы, для решения более глобальных стратегических задач. Например, в свободное время этот человек мог бы разрабатывать задачи по автоматизации склада или автоматизации магазина. Более подробно об этом будет рассказано далее в этой статье, а пока давайте поговорим о том, как должна проводиться перепись.
Проведение инвентаризации – закон один, а требования разные
Ведение бухгалтерского учета в целом и учета складов в частности — дело серьезное. Поэтому не помешает разобраться в правовых требованиях, прежде чем принимать их.
Общие правила проведения инвентаризации подробно разъяснены в приказе "Об утверждении методов инвентаризации активов и финансовых обязательств" Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 11 августа 2010 г.). Кроме того, многие источники в Интернете ссылаются именно на эту серию, отвечая на вопросы пользователей по инвентаризации.
Не стоит следить за каждым источником в Интернете!
Обратите внимание на дату публикации этого приказа. С июня 1995 года прошло более четверти века. Мы живем в очень изменившихся условиях. Разумно предположить, что организация запасов по правилам конца прошлого века — не лучшее решение. Во-первых.
Во-вторых, согласно письму Минфина России от 25 ноября 2020 года N02-07-05/102604 об особенностях проведения инвентаризации, упомянутые методические указания являются лишь рекомендациями, но не обязательными требованиями закона. .
Это большой дешевый РЕЛИФ! Ведь время переписи сегодня очень важно. И если вы будете следовать всем этим рекомендациям, вам придется каждый раз надолго прекращать работу над своим складом. О конкурентоспособности в таких случаях можно просто забыть.
Так как же все-таки правильно проверять сохранность товаров?
К счастью, только четыре пункта статьи 11 402-ФЗ связывают организацию процесса биржевых расчетов. Они содержат абсолютно логичные и обоснованные требования
Общее реальное и расчетное балансирование
записывать данные о разнице между фактическим существованием объекта и результатом, отображаемым документом пересчета.
В то же время часть 3 той же статьи предусматривает, что "переписной список объектов, а также сроки и процесс инвентаризации определяются субъектом".
Другими словами, владелец бизнеса сам решает, когда и как часто товары подписываются на складе. Закон не запрещает проверять работников на складе один или три раза в неделю, особенно если есть причины для частых проверок.
Однако существует также обязательная ежегодная проверка запасов. Согласно Закону о бухгалтерском учете, это должно осуществляться с 1 октября до конца финансового года.
И это не единственная причина для обязательной инвентаризации.
Когда проведение инвентаризации обязательно для всех?
Перепись населения является обязательной, если
Пришло время сдавать годовую отчетность
Меняется ответственный за материальные ценности
Активы агентства передаются в связи с продажей или арендой
Бизнес преобразуется или очищается
Товары обнаружены украденными или изношенными в бизнесе
Часть товара утеряна в результате физического бедствия или другой силы
Инвентаризация также должна рассматриваться, когда более 50% членов коллектива остаются ответственными за коллектив. Также если один из коллективов требует проверки инвентаря.
Поэтому существует множество причин и возможностей для организации переписных проверок под наблюдением. Другой вопрос — насколько строгий контроль можно применять, не парализуя складские операции и соблюдение правил инвентаризации.
Правила проведения инвентаризации
Сюрприз.
Начинающим владельцам бизнеса может быть трудно не доверять своим сотрудникам с самого начала. Это становится вопросом морали. Но здесь его следует рассматривать как офис, где ответственные, внимательные и честные сотрудники всегда готовы ответить на номера переписи. Владельцам бизнеса не нужно создавать комфортные условия для нерадивых людей или воров, чтобы они могли скрывать обнаруженные недостатки.
Целостность контроля.
Во время инвентаризации внимание всех заинтересованных сторон должно быть сосредоточено на переписи. Рекомендуется, чтобы сотрудники, ответственные за инвентаризацию, не были уполномочены выполнять процессы инвентаризации. Магазин (секция магазина) или склад закрыт для покупателей. Поступление товаров откладывается до завершения подсчета запасов.
Объективность.
Точное понимание фактического остатка можно получить только путем перепроверки товаров на полках. Хорошо, когда можно доверять человеку, ответственному за акции. Но что бы вы ни увидели, доверяйте, но проверяйте. Каждый может ошибаться, по крайней мере, совершать ошибки, и очень важно, чтобы вы не совершали ошибок, потому что вы не сможете их избежать.
Личная ответственность.
Перед проведением инвентаризации ответственное лицо должно удостоверить и представить отчет о распределении товаров. Любые разногласия с ними (если они будут обнаружены) будут отражены в отчете об инвентаризации.
Документация.
В инвентаризационной описи и акте инвентаризации должны быть обоснованы все выводы об излишках, дефектах и излишках.
Порядок проведения инвентаризации
1. подготовка.
В форму INV-22 должны быть внесены следующие пункты
Имена членов инвентаризационной комиссии (не менее двух)
Дата переписи.
Это может сделать руководитель компании или ее директор, либо другое лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета.
2. соответствие между фактическими и расчетными остатками
Соответствующие данные вставляются в инвентаризационную форму INV-3.
Сравнительный статус аудиторского органа — форма ИНВ-19. Форма "Для собственного счета" может быть АРБИТРАЖНОЙ.
Если часть товаров компании хранится на чужом складе, это отражается в форме 5-в.
Те, которые еще не поступили на склад, но ожидаются, будут показаны в форме INV-6.
3. анализ результатов
Перфекционизм — это хорошо, но в товарном учете отклонение в 2% считается приемлемым. Однако это не означает, что эти различия можно полностью игнорировать. Все обнаруженные различия должны быть задокументированы.
Смена товара — это форма THORG-15. Удаления — FORG-16.
4. набор.
Конечный результат инвентаризации (излишки, недостача, порча, сорт, отходы) фиксируется в форме INV-26. Также фиксируется размер ущерба.
Если выявлены недостатки в системе хранения товаров или активов, в идеале необходимо найти и виновных. Приказ об их наказании издается по другому приказу.
Учет в тетрадях – позавчерашний день
В прошлом веке полученные и отправленные товары вручную записывались в блокнот. Это произошло почти повсеместно. Это приводило к многочисленным недостачам и излишкам в инвентаризации, что делало процесс инвентаризации долгим и кропотливым ручным расчетом. Затем выяснилось, что недостача была простой арифметической ошибкой. Человеческие факторы … Все пришлось пересчитывать заново.
Бухгалтерские программы – решение не для всех
Специальные бухгалтерские программы (например, 1С Бухгалтерия) могут облегчить жизнь тем, кто отвечает за запасы. Однако их внедрение требует значительных финансовых вложений. Не используйте самые дешевые компьютеры, серверы и службы поддержки.
Однако существуют и более доступные облачные бухгалтерские услуги (например, "Мое дело"). Однако главная проблема все же не в этом, а в том, что эта услуга отслеживает остальные с точки зрения бухгалтерского, а не товарного учета.
Кроме того, если бухгалтерская программа не интегрирована с кассовым аппаратом, то здесь приходится вручную вводить информацию по каждому движению товара. И именно здесь вступает в игру человеческий фактор, увеличивая вероятность ошибок. Поэтому обеспечить строгий контроль не представляется возможным.
С Excel нет необходимости вручную вводить данные о поступлениях и продажах в электронную таблицу.
В конечном итоге все усилия по компьютеризации могут оказаться тщетными, поскольку программы, которые необходимо изучить, достаточно сложны даже без злого умысла.
Почему так популярна онлайн-касса с товароучетной программой
Точность всех данных кассового аппарата при подключении к кассе товароучетной программы — это, прежде всего, вопрос технологии. Влияние человеческого фактора равно нулю. Затраты на установку и обучение минимальны. Система управления запасами обрабатывает товары на кассе. При необходимости также мгновенно формируется отчет об инвентаризации на основе предварительно заданных параметров. В случае расхождений может быть выдан сертификат о таможенном оформлении, либо товары могут быть разделены или зачтены. Затраты ручного труда и времени ничтожно малы!
Все шаблоны документов уже существуют. Большинство полей заполняются автоматически. Главное, чтобы допуски были минимальными.
Как и во всем остальном, в разделе "Инвентаризация" уже есть шаблоны для заполнения форм. Кроме того, программа сама подсказывает пользователю быть внимательным при заполнении полей формы и проверять введенные данные перед сохранением документа.
Минимальный ручной ввод
Большая часть данных о товарах и перемещениях не вводится вручную. Информация о продажах, возвратах и отгрузках берется из кассового аппарата. Когда товар вводится путем сканирования штрихкода или кода Datamatrix, основные данные карты уже введены.
Прозрачность и подотчетность
Система регистрирует не только дату отгрузки, но и время каждой операции, такой как получение, возврат, вывоз или продажа товара. Например, нет возможности незаметно переместить документы для сокрытия кражи. Также легко определить, кто вводил данные в систему и кто обращался к хранилищу в течение рассматриваемого периода.
Автоматический расчет остатков
Все расчетные балансы автоматически генерируются программой в режиме реального времени. Для крупных розничных сетей можно также выбрать организацию или магазин, по которым будет вестись отчетность.
А остатки в магазинах могут быть рассчитаны
Для конкретных поставщиков, для
Для определенных групп товаров; и
По отдельным продуктам.
Вы должны выбрать соответствующую запись из выпадающих меню в полях ‘Группа продуктов’ и ‘Поставщик’ или ввести название продукта в соответствующие поля. Инвентарь создается автоматически при нажатии кнопки "Создать".
Информация отображается в виде количества единиц товара, а также в контексте цен предложения и розничных цен на дату инвентаризации. Эта информация может представлять интерес для менеджеров по закупкам.
Если бухгалтерская программа интегрирована с бухгалтерской службой, данные автоматически передаются в бухгалтерскую службу. В этом случае поступления учитываются по каждой накладной и переносятся в общий оборот, например, в 1С.
Виды инвентаризации
Подводя некоторые итоги, перечислим возможные типы инвентаризации.
Таким образом, в зависимости от цели, причины и других факторов, инвентаризация может быть
Плановые (например, требуются в конце года)
Внеплановые (для контроля качества работы персонала)
Итого (все остальные соглашения)
Селективный (по группам товаров или сети магазинов)
Целевые (если есть вопросы по отдельным пунктам)
Фрилансеры (если выполняются сотрудниками специализированных компаний)
О последнем пока не сообщалось. Тем не менее, вопрос актуален. И это звучит следующим образом.
Контролировать лично или заказывать независимую инвентаризацию?
Аутсорсинг складских задач уже давно распространен в западных странах.
В России не все руководители магазинов готовы доверять актам сверки, подготовленным сторонними сотрудниками. Однако крупные розничные сети уже знают, насколько быстро и качественно составляются отчеты о запасах, вводятся излишки в учет и выявляются недостачи, если этим занимается специализированная компания.
Малые и средние предприятия редко передают свои запасы на аутсорсинг. Все чаще перепись населения проводится бухгалтерами. Кроме того, если используется программное обеспечение для учета продукции, то расчет остатков на складе и редактирование результатов не является сложной задачей.
Нюансы проведения инвентаризации: на складе, в магазине, в кассе.
Склады.
Как правило, подсчет запасов здесь происходит очень часто. Это редко бывает раз в неделю, два раза в неделю, раз в месяц или раз в квартал.
Основные причины наличия запасов на складе:.
Необходимость раннего обнаружения и исправления ошибок
Подозреваемая кража/подозреваемая кража
Увольнение ответственного лица
Смена смен (особенно если смена длится около недели)
В последнем случае может быть трудно проверять все каждый раз, но хорошо хотя бы отрегулировать оставшиеся мелкие элементы. Их легко украсть.
Владелец магазина может не быть членом биржевого комитета, но должен присутствовать во время проверки. В противном случае они могут оспорить требования владельца бизнеса в суде, если будет обнаружена недостача.
Им запрещено делать это до завершения переписи.
Перемещение товаров на складе
Если в процессе инвентаризации выполняются задания, они должны быть согласованы с руководством компании и задокументированы. В форме INV-2 фиксируется количество товаров до и после отгрузки, а в форме INV-4 — инвентаризация миссии.
Для упрощения и ускорения инвентаризации на больших складах в бухгалтерии используются терминалы сбора данных.
По результатам подсчета количества товаров на полках и согласия с предполагаемым остатком составляется договор INV-19. В случае недостатка создается действие по удалению в соответствии с форматом Forg-16.
Магазины.
Главная особенность стоковых магазинов заключается в том, что они обычно проводятся ночью. Это дает возможность магазину быть открытым для покупателей в любое время в часы работы.
Другой вариант для запасов — держать все секции открытыми и регулировать количество выявленных дефектов по количеству товаров, которые могут оказаться в корзине покупателя по пути к кассиру. Это возможно в более крупных магазинах с данными о среднечасовых продажах. Это можно исключить из дефицита.
Для пользователей бухгалтерской программы МТС существует также третий вариант переписи по группам товаров без закрытия магазина. При переписи населения учитывается остальная часть определенной группы. Они перестают так много продавать. Поскольку группы небольшие, они могут потратить 15-20 минут на выполнение контроля.
Чтобы уменьшить вероятность ошибок пересчета, предпочтительно, чтобы они выполнялись независимо друг от друга двумя сотрудниками. Важные данные можно надежно зарегистрировать в декларации INV-19 и при необходимости удалить сертификат.
На основании результатов проверки запасов в магазинах рекомендуется
определить, какие группы товаров подлежат специальному аудиту; и
налагать штрафы на ответственное лицо.
можно заказать дополнительные элементы управления, оставшиеся на складе.
Рег.
Учет запасов проводится в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и приказом Казначейства о подсчете запасов.
Казначей присутствует во время переписи, но не является членом фондового комитета.
Задача комитета — контролировать качество работы казначея.
Проверяет правильность оформления денежных документов
Проверяет бюрократию на точность.
Выявление двойных счетов-фактур.
В последнем случае контроль должен быть незапланированным. Другими словами, они резкие.
Одно из главных отличий при проверке средств из магазинов и контроля магазинов заключается в том, что здесь проверяются товары, а не деньги. В итоге результаты оформляются в бланки ИНВ-15 (кассовый) и ИНВ-16 (бланк строгой отчетности).
При фактической смене ответственной стороны документ составляется в трех экземплярах, а не в двух (как обычно).
После подачи заявки
Для делового приема.
Акт сверки кассовых операций — форма КМ-9.
ВАЖНО: Доказательство нарушений в его рабочей бухгалтерии — это не только недостаток, но и излишек. И недостатки не обязательно связаны с бухгалтерией. Однако отклонение фактической суммы от расчетной является поводом для поиска причины и установления виновного.
Что будет, если инвентаризацию не проводить вовсе?
Парадоксально, но закон не предусматривает ответственности за несоздание. Однако, если ответ на вопрос "что происходит" таков: "происходит полная неразбериха!". И результатом этой путаницы рано или поздно станет нарушение, за которое вы уже несете ответственность — кража, растрата, несоблюдение договорных обязательств и т.д.
И очень трудно ретроспективно восстановить учет товаров и заказов на работу персонала. Так что смиритесь с этим, изучайте правила, осваивайте технологии и держите руку на пульсе бизнес-процессов вашего предприятия. Развивайте его для себя и своих клиентов!
